Tại sao các Doanh Nghiệp SME lại cần Hệ Thống Quản Lý Tổng Thể ERP?

ERP luôn được cho là hệ thống xương sống của tất cả các doanh nghiệp (dù lớn, hay nhỏ) và để đáp ứng một mục tiêu duy nhất: quản lý được, đo lường được thì mới Scale được.
Trong suốt quá trình tư vấn cho tầm vài trăm doanh nghiệp, tôi gặp khá nhiều case quy mô nhỏ tầm 15-30 nhân sự thường từ chối sử dụng phần mềm với nhận định "Nhỏ quá chưa cần thiết"

Nếu cách đây tầm 10 năm thì nhận định đó hoàn toàn đúng. Tại thời điểm đó có quá nhiều lý do để một doanh nghiệp KHÔNG NÊN triển khai ERP vội vàng. Điển hình bao gồm

++ Chi phí cao: Dưới 5 tỷ gần như không thể triển khai nổi

++ Công nghệ chưa đáp ứng: Hầu hết là chậm, càng lớn càng chậm, do mạng và máy móc.

++ Nhân sự chưa sẵn sàng: sử dụng được máy tính là đã xuất sắc, đừng nói tới việc xài phần mềm quản trị.

++ Phần mềm không thân thiện: hầu hết toàn tiếng Anh mà dân ta thì thấy tiếng Anh là chạy dài.

Chỉ từng đó rào cản, đặc biệt là tiền đủ khiến cho các doanh nghiệp lắc đầu ngao ngán.

Nhưng tình hình hiện tại đã hoàn toàn khác, vấn đề lớn nhất là chi phí gần như được giải quyết triệt để với rất nhiều đối tác cung cấp giải pháp với giá cực kỳ hợp lý

++ Tầm vừa và nhỏ: ngoài hệ thống ERP hướng về tổng thể thì các công cụ về task management, Inventory, web, CRM đều đang tích cực phát triển hệ sinh thái công cụ xoay quanh nghiệp vụ chính, và tất cả đều đang mở theo hướng quản trị HÀNG - TIỀN. Hai yếu tố chủ chốt của doanh nghiệp, dù là cỡ nào đi nữa. Chi phí thì rẻ (có thể xem là rẻ kinh khủng, cạnh tranh giá chưa bao giờ căng thẳng như vậy): muốn áp dụng thì tầm 1 triệu, 2 triệu / tháng (không bằng một bữa nhậu của sếp...)

++ Tầm lớn: Oracle, SAP và Odoo đã mua lại các công ty mạnh về giải pháp Cloud, mở rộng mảng dịch vụ, hạ giá đầu tư ban đầu kể cả cho các giải pháp tầm cỡ quốc tế về con số loanh quanh 1 tỷ (5 năm trước cầm dưới 10 tỷ thì quên SAP và Orcale đi vậy...)

Song song đó là hàng loạt lợi ích cho các SME, đặc biệt là các SME định hướng tối ưu hoạt động & hướng đến việc gọi vốn. Với các bạn này thì việc sở hữu một hệ thống chuẩn chỉnh càng sớm càng tốt mang lại quá nhiều lợi ích.

Quản trị nội bộ rõ ràng, chính xác là điều kiện kiên quyết. Doanh nghiệp càng nhỏ, 90% thời gian của sếp là nghĩ về việc KIẾM TIỀN. Một số lại thường quyên về việc kiểm soát và giữ tiền, từ đó tạo lỗ hổng cho các nhân viên bẩn tính thậm thụt. Điển hình là tôi có gặp một trường hợp là nhân viên thậm thụt hàng giá trị hơn trăm triệu mà 6 tháng sau sếp mới phát hiện. Đừng đổ lỗi cho sếp vì với quy mô 8 cửa hàng, mỗi cửa hàng tồn hơn 10,000 items thì việc mất hàng là chuyện có thể hiểu được.

Vấn đề này càng quan trọng, hầu hết đều đang dùng excel để quản trị, cao cấp hơn tí thì spredsheet. Không thể phủ nhận các công cụ này có tính linh hoạt rất cao, đặc biệt là spreadsheet còn có khả năng phân quyền và phối hợp khá tốt.

Tuy nhiên, các sếp sẽ nhanh chóng thấy hạn chế về việc thông tin bị phân mảnh, thiếu đồng bộ. nhân viên thì rối loạn lên khi cần phải điều chỉnh bất kỳ dòng dữ liệu nào.

Nào nào, chat qua zalo, facebook, viber, các loại chat thì đúng là khá hiệu quả khi bạn quản lý team tầm 3-5 người. Nhưng hãy nghĩ tới việc quy mô lên trên 10 người. Việc vừa chat đã trôi, chat đủ thứ vấn đề loạn hết cả lên, chả biết đang nói về việc nào. Chưa kể tám-trăm-cái-group-chat vừa khách hàng vừa nội bộ khiến cho nhân viên nổi khùng. Nhiều khi chat nhầm sang box khách hàng. Trường hợp này bảo đảm không thiếu.

Các hệ thống phân việc và giao tiếp kiểu mới sẽ hướng thẳng vào một chủ đề nào đấy cụ thể. Ví dụ: một cơ hội bán hàng, một đơn hàng, một khách hàng cụ thể. Việc này giúp cho toàn bộ nhân viên biết mình đang nói cái gì? nói về ai? nói ở đâu? khi nào phải xong. Cơ bản là biết rõ việc rồi thì khả năng quản lý nhiều việc hơn sẽ tăng lên, đơn giản vậy là tăng hiệu suất.

Việc này thì phải nói cho rõ 2 điểm.

Một - chi phí vận hành ban đầu khi mới triển khai thậm chí còn cao hơn bình thường. Cái này rõ ràng vì đội ngũ sẽ phải làm nhiều việc hơn. Nhưng càng triển khai lâu thì chi phí này càng giảm dần tới mốc "save costs"

Hai - không nên lầm tưởng áp dụng hệ thống là ập vào cắt cost được ngay. Trên thực tế nên định hướng vào việc tăng năng suất, từ đó ROI sẽ tốt hơn trên cùng một ngân sách chi phí. Nhân viên không bạn nào thích cảm giác đưa hệ thống vào là sẽ cắt người cả.

Áp dụng càng nhuần nhuyễn sếp & cả đội ngũ nhân viên sẽ càng thấy lợi ích.